Retningslinjer for behandling af personoplysninger for kunder i forbindelse med opfyldelse af aftale hos JR VVS ApS.
1. Generelt
JR VVS Aps indsamler og behandler personoplysninger om dig gennem din aftale med os, men også når du kommunikerer med os, benytter vores services.
JR VVS Aps ydelser er rettet mod erhvervsdrivende og private, de oplysninger vi behandler, vil ske i henhold til denne politik.
Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler via hjemmeside eller andre kilder.
Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som får virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordningen og den nuværende persondatalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
2. Personoplysninger
2.1 Hvilke personoplysninger indsamler vi og hvad bruger vi dem til?
2.1.1 Kunder
JR VVS Aps beder om dine almindelige kontakt oplysninger, når du indgår aftale med JR VVS Aps.
Det er primært oplysninger som navn, adresse, postnummer, telefon- og mobiltelefonnummer, e-mail, cvr nr. mv.
Oplysninger vedrørende aktie- og eller anpartsselskabers navn, adresse mv. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfatte af persondataforordningen.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde samt at levere de services, du har købt af os.
Vi registrerer almindelige oplysninger som f.eks. navn, adresse, postnummer, telefon- og mobilnummer, e-mail, cvr nr. mv.
De personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT-system og/eller i et fysisk register.
De personoplysninger, vi indsamler om dig i forbindelse med indgåelsen af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kundeadministration, herunder, men ikke begrænset til, opfyldelse af den aftale, du har indgået med JR VVS ApS.
2.1.2 Når du kommunikerer med JR VVS Aps
Vi indsamler oplysninger om dit navn din e-mailadresse, telefonnummer, hvilken virksomhed du repræsenterer, branche, dit samtykke samt dine interesser og præferencer, hvis du selv vælger at oplyse disse.
De oplysninger vi indsamler om dig i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kundeadministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den aftale, du har indgået med JR VVS ApS samt fakturering og betaling.
2.1.3 Når du søger job hos JR VVS ApS
De oplysninger JR VVS Aps behandler i forbindelse med en jobansøgning består af de oplysninger, der tilsendes i forbindelse med ansøgningsproceduren eller som JR VVS Aps indhenter efter forudgående samtykke.
Formålet med at gemme dine personoplysninger er at kunne vurdere dine kvalifikationer i forhold til jobbet.
2.2 Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
2.2.1 Kunder hos JR VVS Aps
Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe din aftale med JR VVS Aps består.
Når du køber en service af JR VVS Aps, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil servicen er betalt og leveret, en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet, og fristen for betalinger er udløbet.
Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, vi har indsamlet på dig i vores IT-system, hvorefter personoplysningerne arkiveres.
Dine personoplysninger vil som udgangspunkt, efter gældende regler blive opbevaret hos JR VVS Aps i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Hvis aftalen med dig f.eks. er ophørt november 2017 og regnskabsåret følger kalenderåret, er vi efter gældende regler forpligtet til at opbevare oplysningerne indtil tidligst udgangen af 2022.
Når personoplysningerne ikke længere er relevante, og vi ikke er forpligtet til at opbevare dem, vil alle personoplysninger vedrørende dig blive slettet.
2.2.2 Når du kommunikerer med JR VVS Aps
Personoplysninger slettes, når JR VVS Aps ikke længere har legitime formål eller forpligtelser som grundlag for at fortsætte vores behandling.
2.2.3 Når du søger job hos JR VVS Aps
Ved jobansøgninger bliver oplysningerne slettet 6 måneder efter afslag – ved ansættelse fortsættes opbevaringen.
2.3 Videregivelse af oplysninger
Vi deler udelukkende dine personoplysninger med tredjeparter, når vi er forpligtet hertil i henhold til lov eller for at levere de ydelser, vi tilbyder.
Vi vil kun videre give dine personoplysninger til følgende tredjeparter, når vi er forpligtet til det i henhold til lov eller for at levere de ydelser, vi tilbyder:
- SKAT
- Revisor
- Arbejdstilsynet
- Bygherrer
- Rådgivere
- Underentreprenører
- Databehandlere
2.4 Databehandlere
Dine oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne.
Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, somJR VVS Aps er dataansvarlig for.
Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse.
Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.
I det omfang, vi foretager behandling af personoplysninger udenfor EU/EØS, sker behandlingen i henhold de af EU-kommissionen vedtagne standardkontraktbestemmelser.
2.5 Beskyttelse af personoplysninger
Ifølge gældende lovgivning skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt.
Vi gemmer de personlige oplysninger, du afgiver, i vores IT-system med begrænset adgang, som kun betjenes af medarbejdere særligt betroet dertil.
Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om behandlingen af dine personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder som kunde.
2.6 Retten til indsigt i dine personoplysninger
Du har som kunde hos JR VVS Aps ret til at få JR VVS Aps bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald adgang til personoplysningerne.
2.7 Retten til berigtigelse af dine personoplysninger
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af JR VVS Aps uden unødig forsinkelse.
2.8 Retten til indsigelse
Du er til enhver tid berettiget til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser.
2.9 Retten til sletning af dine personoplysninger
Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af JR VVS Aps uden unødig forsinkelse, hvis JR VVS Aps ikke fortsat har en legitim interesse i at opbevare, herunder ret til at, behandle dine personoplysninger.
Bemærk venligst, at såfremt JR VVS Aps i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
2.10 Tilbagekaldelse af samtykke
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger.
2.11 Dataportabilitet
Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig.
Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til jr@jr-vvs.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
2.12 Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger.
Ændres retningslinjerne, rettes datoen for ”Senest revideret” nederst på siden.
Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt revideret en gang årligt.
2.13 Klagemulighed
Du har altid ret til at klage til Datatilsynet: www.datatilsynet.dk
Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 33193200
E-mail: dt@datatilsynet.dk
3. Dataansvarlig
Navn: JR VVS Aps
Adresse: Højvangsvej 23, 4340 Tølløse
Telefon: +45 5932 6241
E-mail: jr@jr-vvs.dk
CVR/VAT: 35056424 Web: jr-vvs.dk
4. Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos JR VVS Aps, skal du rette henvendelse på e-mail: jr@jr-vvs.dk
Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted.
Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om dig, og du kan gøre indsigelse
mod registrering i henhold til reglerne i den gældende lovgivning.
Senest revideret: maj 2019
Næste revision: Senest maj 2020